Sådan opretter du brugerdefinerede søgemaskiner i Access: En komplet guide

Når man arbejder med databaser i Access, er det ren guld værd at finde den nødvendige post med det samme.Uanset om du administrerer kunder, lagerbeholdning eller hændelser, sparer veldesignede søgemaskiner dig tid, reducerer fejl og gør alles arbejde mere behageligt.

I denne praktiske guide forklarer jeg, hvordan man opretter brugerdefinerede søgemaskiner i Access ved at kombinere tabeller, forespørgsler, formularer, søgefelter og makroer.Jeg dækker også teknikker til at tilpasse navigationsruden, visninger og sikkerhed, herunder hvordan man får den ind i browseren med Access-webapps, når man arbejder med SharePoint eller Microsoft 365.

Hvad er Microsoft Access, og hvad bruges det til?

Microsoft Access er Office-pakkens database, der fokuserer på at oprette og administrere information hurtigt uden at skulle være udvikler.Giver dig mulighed for at designe datastrukturer, relatere dem, forespørge på og præsentere resultater ved hjælp af formularer og rapporter.

Dens mest almindelige anvendelser omfatter CRM, lagerstyring, projektsporing, økonomiske eller sundhedsmæssige optegnelser og små interne applikationer.Access skiller sig ud ved sin visuelle brugerflade og hvor nemt det er at gå fra nul til en funktionel løsning.

• DatastyringBrugerdefinerede databaser til ethvert domæne, fra kunder til produkter eller aktiver.
• Overvågning og analyseForespørgsler, beregninger og filtre til at finde og forstå vigtige oplysninger.
• Rapporter og præsentationRapporter og visninger til tydelig visning af data til forskellige profiler.
• AutomationMakroer og formularer, der reducerer gentagne opgaver og forbedrer nøjagtigheden.
• Office IntegrationProblemfri interoperabilitet med Excel og Word til import eller eksport af data.

Hvorfor oprette brugerdefinerede søgemaskiner i Access?

Gode søgemaskiner i Access reducerer støj og viser kun det, der er relevant for hver enkelt sag.I stedet for at gennemgå hundredvis af rækker filtrerer du efter, hvad der virkelig betyder noget for dit team: navn, stat, kategori, by eller enhver kombination af felter.

Disse søgemaskiner i Access er integreret i inputformularer, parameteriserede forespørgsler, rapporter eller oversigtsvisninger., og kan inkludere smarte kontroller som Autofuldførelse eller afhængige lister, der gør brugerens liv lettere og forhindrer skrivefejl.

Forplanlægning: struktur og relationer

Før du begynder at oprette kontrolelementer og forespørgsler, skal du tegne strukturen af dine tabeller og hvordan de relaterer sig til hinanden.Denne forberedelse vil forhindre dobbeltarbejde og problemer senere.

Typisk eksempelFor at søge efter produkter efter kategori og leverandør skal du definere tabellerne Produkter, Kategorier og Leverandører og etablere de tilsvarende relationer. På denne måde vil ethvert filter eller enhver liste være nøjagtig og ensartet.

Webapplikationskontekst i Access 2013 og krav

Access 2013 introducerede en webapplikationsmodel, der gør det muligt for forretningseksperter hurtigt at oprette browserbaserede apps.Disse apps bruger skabeloner og SharePoint til udgivelse og samarbejdsbaseret brug.

Grundlæggende kravAccess og et SharePoint-udviklingsmiljø. Hvis du har brug for vejledning til opsætning af dit miljø, kan du se den generelle dokumentation til udviklingsopsætning for SharePoint og downloadsiden for Access og SharePoint.

Indledende oprettelse med skabelonerNår du åbner værktøjet, kan du vælge Tilpas webprogram, tildele et navn og en placering og bruge skemaskabelonsøgere til Access. Når du f.eks. skriver Problemer og vælger sporingsskabelonen, genererer Access tabeller og visninger, der er klar til at arbejde med.

Udforsk applikationen: tabeller, relationer, visninger og kontrolelementer

Når du opretter en app baseret på skemaet "Problemer", vil du se tabeller i sidepanelet, f.eks. Problemer, Kunder og Medarbejdere, sammen med hjælpetabeller, f.eks. Relaterede problemer og Kommentarer.Hovedtabellen registrerer hver hændelse, der er knyttet til en kunde og de medarbejdere, der åbnede eller håndterede den.

Relationer administreres ved hjælp af søgetypefelter, ikke fra det klassiske Relationsvindue på skrivebordet. For eksempel linker feltet Problemkunde til tabellen Kunder og viser det menneskeligt læsbare navn, selvom det gemmer identifikatoren internt.

Tilgængelige visningerListe, dataark og grupper. Listevisning tilbyder et sidepanel til navigation og filtrering; Dataark er velkendt for dem, der arbejder med regnearkslignende gitre; og Grupper bruges til at gruppere poster og beregne summer eller gennemsnit.

HandlingslinjeØverst i hver visning har du genveje til at tilføje, redigere, gemme, slette eller annullere ændringer. Det kan konfigureres for at tilpasse flowet til dit team.

AutofuldførelseskontrolNår du indtaster tekst i felter som Kunde, vises forslag, der matcher det, du har skrevet, hvilket fremskynder udvælgelsen og forbedrer nøjagtigheden.

Nøglekomponenter til opbygning af en søgemaskine

Effektive søgemaskiner i Access kombinerer konsekvent flere objekterTabeller som base, forespørgsler som filtre, formularer til interaktion, søgefelter til at vælge værdier og, om nødvendigt, makroer til at automatisere handlinger.

• tegne: kilden til de data, der skal forespørges og vises.
• HøringerReturner kun poster, der opfylder de angivne kriterier.
• formularer: indsamle søgeparametre og præsentere resultater.
• Søgefelter og kombinationslisterUndgå at skrive og sørg for konsistens.
• MakroerUdfør handlinger efter søgningen eller synkroniser relaterede data.

Trin for trin til opsætning af din brugerdefinerede søgemaskine

1. Design af tabeller og relationer

Opret en tabel for hver relevant enhed med et unikt id for hver postEtabler derefter de nødvendige relationer for f.eks. at forbinde ordrer til kunder eller produkter til kategorier.

Praktisk tipBruger fremmednøgler og søgefelter til at vise læsbare beskrivelser og gemme interne ID'er, hvilket opnår integritet og forbedret brugervenlighed.

2. Konfigurer søgefelter

Opslagsfelter konverterer en numerisk reference til et praktisk valg fra en anden tabelDette er ideelt til filtre efter kategori, kunde, status eller andre kataloger.

1. Åbn tabellen i designvisning og find det felt, du vil konvertere til en søgning, f.eks. Kategori-ID.
2. Gå til fanen Søg af feltet og starter guiden for at hente værdier fra en anden tabel eller forespørgsel.
3. Vælg synlige kolonner som brugerne vil se og gemme ændringerne.

Fra da af vil formularer vise brugervenlige tekster og ikke rå tal., både ved indtastning af data og ved filtrering.

3. Opret en forespørgsel med parametre

Parameteriserede forespørgsler beder brugeren om data for at returnere matches.Du kan bruge dem til præcise eller omtrentlige søgninger.

1. I Opret skal du vælge Designforespørgsel og tilføj de involverede tabeller.
2. Vælg de felter, der skal vises i gitteret nedenfor.
3. I rækken Kriterier definerer parameteren. For eksempel, for delvis søgning efter navn: Som '*' & & '*'.
4. Gem og testNår forespørgslen udføres, vil den bede om værdien og kun returnere matchende poster.

Du kan kombinere flere parametre og kriterier for avancerede søgninger., f.eks. efter datointerval, efter stat og efter område på samme tid.

4. Design søgeformularen

Formularen er søgemaskinens ansigt udadtil, og det er dér, brugeren føler sig mest tryg ved.Sørg for, at det er tydeligt, med nøglefelter øverst og resultater tydeligt synlige.

• Tekstboks til søgninger efter ord eller kode.
• Kombinerede tabeller for kategori, kunde, status eller andre kataloger.
• knapper for at søge, rydde filtre og vise alle poster.
• Underformular knyttet til forespørgslen for at vise resultater uden at forlade formularen.

For mere kontrol kan du tilføje en hændelse til søgeknappen eller filterændringen opdatere underformularen., med makro eller et let tryk på VBA, hvis du har brug for det.

5. Automatiser opgaver med nyttige makroer

Access giver dig mulighed for at kæde handlinger sammen efter en søgning eller når du vælger værdier, f.eks. udfylde relaterede data.Et typisk tilfælde er, at en kundes telefonnummer vises, når de vælger deres navn.

Trin A: Tilføj det nødvendige felt til tabellenFor eksempel, opret feltet Kontaktnummer som Kort tekst i Problemer og gem.

Trin B: Opret en datamakro for at hente oplysningerneI Opret skal du vælge Avancerede indstillinger og Datamakro. Definer en CustID-parameter af typen Flydende decimaltal, brug handlingen LookupRecord i tabellen Kunder med betingelsen .=, og sæt derefter ReturnVar med navnet ContactPhone og udtrykket .. Gem den med navnet GetContactPhone.

Trin C: Placer feltet i listeformularenI redigeringstilstand skal du trække Kontaktnummer fra feltlisten til det ønskede område og navngive kontrolelementet KundeKontakt.

Trin D: Opret grænseflademakroen efter opdatering i CustomerAutocomplete-kontrollen. Tilføj handlingen RunDataMacro, der er målrettet mod GetContactPhone, og send CustID med . Definer en SetLocalVar med navnet Telefono med den værdi, der returneres fra makroen, og brug SetProperty på CustomerContact-kontrollen, egenskaben Value, med = . Gem, og du er færdig.

ResultatetNår du vælger en kunde i autofuldførelse, udfyldes feltet Kontaktnummer kun med deres arbejdstelefonnummer, hvilket forbedrer hastigheden og ensartetheden.

Formularer i Access, der forbedrer søgning

Access tilbyder flere formularskabeloner, der passer til dig, afhængigt af den ønskede type søgning og præsentation.At vælge den rigtige metode forenkler projektet.

Opret en formular fra en tabel eller forespørgsel

Vælg tabellen eller forespørgslen i panelet indeholder dataene, og klik på Formular under fanen Opret. Den åbnes i layoutvisning, hvor du kan justere størrelser og layout.

Blank formular og feltliste

Hvis du foretrækker at starte fra bunden, skal du bruge Blank Form fra OpretDen vises i layoutvisning med feltlisten, så du kan trække og slippe de felter, du har brug for. Du kan tilføje et logo, en titel, en dato eller et klokkeslæt fra designindstillingerne.

Opdelt formular

Viser en synkroniseret formularvisning og en synkroniseret dataarkvisning på samme tidIdeel til hurtigt at finde en post i gitteret og redigere den i detaljer. Den oprettes fra Opret, Flere formularer og Opdelte formularer.

Formular med flere elementer

Også kaldet kontinuerlig, viser den flere poster på én gang med mere fleksibilitet end et dataark.Opret formularen med Flere formularer og Flere elementer.

Formular med underformular

Perfekt til visning af en-til-mange relaterede data, såsom kunde og ordrer. Du kan oprette den ved hjælp af guider eller ved manuelt at indsætte underformularen, der er linket til af nøglefelter.

Navigationsformular

Meget nyttigt, når du publicerer på nettet eller ønsker en ryddelig startskærmI Opret skal du vælge Navigation og en typografi. Navigationskontrollen genereres, og du kan fortsætte med at tilføje indhold.

Yderligere muligheder for at tilpasseFormularguide til valg af felter, faner til organisering af indhold, en webbrowserkontrol til visning af sider, der er linket til dine data, og mere fleksibelt layout ved at flytte og ændre størrelsen på kontrolelementer uden for stive layouts.

Fjernadgang og adgang til webapps

Hvis du har brug for at arbejde uden for kontoret, har du to primære måder at gøre det på der passer til forskellige scenarier og budgetter.

Fjernskrivebord

Med Fjernskrivebord opretter du forbindelse til en computer med Access installeret og arbejder, som om du stod foran den.Det er hurtigt at sætte op og kræver ikke, at du omarbejder din applikation.

Adgang til webapps

En anden mulighed er at oprette en Access-webapp og publicere den til SharePoint eller Microsoft 365Design formularer og visninger, der kører i browseren, med cloudbaserede data, makroautomatisering og samarbejde med flere brugere.

Tilpasning af navigations- og organiseringspanelet

Navigationspanelet kan tilpasses din arbejdsgang ved at oprette kategorier og grupper.Sådan bringer du Access-søgemaskiner og nøgleformularer tættere på brugerne.

Fra navigationsindstillinger kan du oprette og omdøbe grupper, skjule ubrugte elementer og sortere objekter.Husk, at denne tilpasning påvirker den aktuelle database og bør planlægges, hvis den deles af flere teams.

Sikkerhed og god praksis

Selvom Access har kryptering og adgangskodebeskyttelse, er det en god idé at styrke sikkerheden med organisatoriske foranstaltninger.

• Stærke adgangskoder og periodisk rotation for at minimere uautoriseret adgang.
• Opdateringer pr. Dag at lukke huller med Microsoft-patches.
• Granulær adgangskontrol begrænse, hvem der kan se, redigere eller slette.
• Hyppige sikkerhedskopier opbevares sikkert.
• Antimalware-beskyttelse opdateret om de hold, der bruger basen.
• Sikkerhedsrevisioner regelmæssigt for at opdage sårbarheder.

For meget følsomme data eller store mængder bør du overveje at migrere til mere robuste platforme på virksomhedsniveau, og hvis det ønskes, beholde Access som grænseflade.

Typer af søgemaskiner, du kan konfigurere i Access

Adgangen er fleksibel og giver dig mulighed for at kombinere søgestrategier efter behov.Fra simple søgninger til avancerede løsninger med afhængige lister og automatisk udfyldelse.

• Simpel søgning efter et enkelt felt, såsom navn, kode eller dato.
• Avanceret søgning ved at kombinere flere kriterier, for eksempel navn, by og stat.
• Afhængige lister hvor den valgte kategori filtrerer værdierne i følgende felt.
• Autofuldførelse for øjeblikkelige forslag, mens brugeren skriver.

Projekter hvor en god søgemaskine gør forskellen

Dette er almindelige scenarier, hvor en brugerdefineret søgemaskine øger produktiviteten. og datakvalitet.

• opgørelse med filtre efter kategori, leverandør, lager eller udløbsdato.
• CRM at finde kunder efter historik, leder eller salgsfase.
• personale med søgninger efter rolle, center, datoer eller anciennitet.
• Udgifter og budgetter med datointervaller, varer og godkendelsesstatusser.
• Patienter og aftaler med filtre efter professionel, service eller status.
• Biblioteker at finde værker efter forfatter, tema eller tilgængelighed.
• aktiver såsom udstyr eller køretøjer efter placering, status eller ansvarlig part.

Fordele og begrænsninger ved adgang i denne sammenhæng

AdvantageBrugervenlighed, skabeloner, makroautomatisering, Office-integration og understøttelse af flere brugere til små og mellemstore virksomheder.

• Nemt at komme i gang og at iterere uden omfattende teknisk viden.
• Flere brugere lokalt eller med delte løsninger som f.eks. SharePoint.
• Foruddesignede skabeloner der fremskynder opstarten.
• import af data fra andre formater, samtidig med at identifikatorer bevares.
• Forespørgsler og filtre kraftfuld til at finde information på farten.

begrænsningerbegrænset lagerkapacitet, lavere sikkerhed end virksomhedens motorer og risiko for korruption hvis det tvinges med for mange data eller høj samtidighed.

• Kræver grundlæggende begreber modellering for at drage fordel af det.
• Det er ikke det sikreste versus forretningsmuligheder, hvis dataene er kritiske.
• Fungerer bedst på små eller mellemstore projekterFor makrovolumener bør du overveje alternativer såsom dedikerede SQL-motorer.

Noter og relaterede læsninger

Nogle kilder indeholder referencer til supplerende emner, der kan være af interesse for dig som professionel. Brug dem som yderligere læsning, hvis de er nyttige for dig.

• Hvad er OpenGL Bruger, funktioner, meninger, priser
• Sådan finder du store filer i Windows 10
• Sådan kører du SQL-forespørgsler i Microsoft Excel

Hvis du implementerer denne kombination af planlægning, parametriserede forespørgsler, formularer med søgekontroller og små makroer, får du en hurtig og pålidelig Access-søgemaskine, der er skræddersyet til din virksomhed, med plads til at udvikle sig til webapps og med et ekstra lag af orden takket være navigationspanelet og fornuftige sikkerhedsretningslinjer. Del denne vejledning, så andre kan lære, hvordan de tilpasser deres søgemaskiner i Access.