Sådan finder du filer ved hjælp af Copilot i Windows

  • Søgning forener filer, chats og møder med filtre og anbefalinger.
  • Hurtig adgang: Seneste, Delte og Favoritter strømliner dit daglige arbejde.
  • Filuploads og Copilot i Excel udvider analyse og kontekst.
  • Privatliv og eDiscovery giver mulighed for datakontrol, revision og rensning.
Lorena Figueredo

12 minutter

Find filer med Copilot

Vil du finde dokumenter, billeder eller samtaler uden at åbne ti forskellige applikationer? Copilot integrerer med Windows og Microsoft 365 for at levere samlet søgning, der sporer personer, chats, møder, filer og meget mere. Med smarte anbefalinger, seneste visninger og finjusterede filtre kan du vende tilbage til det, du lavede, på få sekunder uden at miste fokus.

I denne guide forklarer jeg trin for trin, hvordan du finder filer med Copilot i Windows, og jeg viser dig også avancerede muligheder. Såsom filtrering efter kilde eller ejer, panelet Hurtig adgang, automatiske anbefalinger, upload af filer til analyse i chat, privatlivskontroller og endda søgning og sletning af Copilot-relaterede data ved hjælp af eDiscovery og Microsoft Graph. Alt sammen med en praktisk tilgang, som du kan anvende i dit daglige arbejde.

Søg med Copilot i Microsoft 365-appen

Udgangspunktet for at finde filer med Copilot er i Microsoft 365 Copilot-appen., hvor søgefunktionen centraliserer personer, samtaler, møder og dokumenter relateret til dig. Herfra kan du også se personlige forslag og en genvej til ting, du for nylig har brugt eller for nylig har delt med dig.

For at starte en søgning skal du åbne Microsoft 365 Copilot-appen og vælge Søg i navigationsruden.Indtast din forespørgsel i søgefeltet, og vælg et øjeblikkeligt resultat, eller tryk på knappen > for at se mere detaljerede resultater. Copilot indsamler resultater fra forskellige kilder på tværs af din organisation og præsenterer dem i et samlet format.

Integreret søgning er ikke begrænset til Office-dokumenterDette kan også omfatte billeder, beskeder, SharePoint-websteder og indhold fra andre forbundne apps. Hvis du f.eks. kan huske, at nogen har delt et fejlregistreringsdokument med dig, skal du blot skrive en del af titlen eller relevante nøgleord for at hente det med det samme.

Søgefordele og filtre

Den største fordel ved Copilot-søgning er, at den kombinerer bred rækkevidde med præcision takket være filtre.Hvis du får for mange resultater, så indsnævr omfanget efter elementtype – filer, kontakter, møder, chats og mere – indtil du har det tilbage, der er relevant for din opgave.

Derudover viser Copilot brugsklare anbefalinger og opsummeringer.Du vil se foreslåede filer og møderesuméer med idéer til videre arbejde. Dette kontekstlag sparer dig tid og guider dig til det næste logiske trin.

En anden vigtig hjælp er sektionen Seneste, som viser, hvad du for nylig har åbnet eller ændret. Det er nemt at vende tilbage til et dokument, du arbejdede på for et par timer siden, som et klik, uden at du behøver at huske stier eller mapper.

Hurtig adgang: Seneste, Delte og Favoritter

I Søgning grupperer området Hurtig adgang dit indhold i tre meget praktiske lister at bevæge sig på få sekunder mellem de vigtige ting i hverdagen.

  • senesteAlt du for nylig har åbnet eller ændret, så du kan komme tilbage til arbejdet uden at spilde tiden.
  • Delt: filer, som kolleger har delt med dig, og som ofte er afgørende for teamwork.
  • FavoritosMarkér dokumenter i selve Microsoft 365 Copilot-appen, i OneDrive eller i Word/PowerPoint/Excel, så du altid har dem lige ved hånden.

Har du brug for at blive mere specifik i Hurtig adgang? Anvend hurtigfiltre, eller tryk på + Ny i filtermenuen for at se nærmere efter kriterier som f.eks. Beliggenhed, Delt af y EjetPå denne måde kan du for eksempel kun beholde det, der er på et bestemt SharePoint-websted, eller det, nogen har sendt dig.

Sådan formulerer du forespørgsler og åbner resultater

Skriv naturlige forespørgsler: en delvis titel, en filtype eller indholdsemnetCopilot forstår søgninger som "salgspræsentation for 3. kvartal" eller "billeder af begivenheder". Når resultaterne vises, skal du vælge dem for at åbne dem direkte eller trykke på pilen > for at se yderligere resultater og forfine din søgning.

  Opsæt et automatisk backup-system på din eksterne harddisk

Hvis du ikke er tilfreds med det første forsøg, kan du tilføje oplysninger såsom forfatter, dato, format eller sted.For eksempel: "ROI-rapport af forfatter Marta i PDF-format" eller "referat fra produktmøde i SharePoint." Kombination af filtre og nøgleord er den mest effektive genvej.

Anbefalinger og opsummeringer til at guide dig

Copilot indeholder et anbefalingsområde med møderesuméer og filer, der kan være af interesse for dig., plus foreslåede instruktioner til videre arbejde. Du kan åbne anbefalingen eller klikke på meddelelsen nedenfor for at åbne den i Microsoft 365 Copilot og uddybe oplysningerne i en chat.

I den chat med Copilot kan du bede om detaljer, uddrage nøglepunkter eller forberede de næste handlinger. (som at skrive en e-mail med mødeaftalerne). Det er en hurtig måde at gå fra at "søge" til at "gøre".

Hvor er Copilot i appsene og kontokravene?

Copilot i Microsoft-apps

Hvis du har et Copilot-abonnement, kan du se dets faneblad i Word, Excel, PowerPoint og Outlook på nettet.Med et Microsoft 365-abonnement, der inkluderer desktop-apps, vises Copilot også i de versioner, der er installeret på din pc.

Først og fremmest skal du sørge for at logge ind med den korrekte konto.Til hjemmebrug skal du bruge Microsoft 365 Personal eller Family eller Copilot Pro. Til virksomheder skal du bruge en af ​​disse: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 eller F3 plus en Microsoft 365 Copilot-licens. For nye, ikke-gemte filer eller filer, der er gemt lokalt, skal hovedkonti der vises ovenfor i Microsoft 365-vinduet, skal være licenseret til Copilot.

Tjek også dine privatlivsindstillinger, da de kan skjule Copilot, hvis de er deaktiveret.I Windows: Filer > Konto > Kontobeskyttelse > Administrer indstillinger. Slå "Oplevelser, der analyserer dit indhold" til og derefter "Alle forbundne oplevelser". På Mac: Word > Indstillinger > Beskyttelse af personlige oplysninger, og slå de samme to muligheder til. Hvis de var slået fra, vil det at slå dem til låse op for Copilot-oplevelser i apps.

Flere måder at arbejde med søgning på

Søgning med Copilot er ikke bare en skrivebjælkeDet suppleres af anbefalinger, hurtig adgang, avancerede filtre og, vigtigst af alt, muligheden for at chatte for at udtrække detaljer fra det, du finder, eller tage det næste skridt med færre klik.

Upload af filer til Copilot til indholdsanalyse

Copilot giver dig mulighed for at uploade billeder eller kompatible filer direkte til chatten., analysere indholdet og returnere svar, resuméer eller anbefalinger baseret på indholdet. Det er ideelt, hvis du vil "spørge" et dokument uden at åbne det i dets oprindelige app.

Filer, du uploader, opbevares sikkert i op til 30 dage og slettes automatisk.Microsoft bruger ikke indholdet af de filer, du uploader til Copilot, til at træne modeller. Den maksimale filstørrelse er 50 MB.

Understøttede formaterDokumenter (PDF, DOCX, XLSX, PPTX), billeder (PNG, JPEG, PJP, JFIF) og tekst/gennemgang (TXT, TEXT, JSON, CSV, MD). Med denne dækning kan du arbejde med de fleste almindelige kontormaterialer.

  1. For at uploade en fil skal du klikke på ikonet Åbn (+) og vælge UploadVælg filen fra browseren, og den vil blive tilføjet som en vedhæftet fil til samtalen.
  2. Skriv din anmodning i chatten, for eksempel: "beskriv dette billede" eller "hvilke anbefalinger ville du give baseret på dette dokument?". Du kan stille opfølgende spørgsmål uden at uploade filen igen.

Idéer til nyttige promptsEfter at have uploadet et CV, "Hjælp mig med at skrive en ansøgning til en junior marketingstilling, hvor du fremhæver min relevante erfaring." Med en rapport, "Opsummer dokumentet med tre nøgleanbefalinger og tilføj en APA-stil citering."

  Professionel filkomprimering med PeaZip og 7-Zip

Copilot i Excel: Data, formler og resultater

Hvis du arbejder med regneark, Copilot i Excel Det er en accelerator til at forstå data og oprette formlerDet hjælper dig med at importere data fra internettet, OneDrive eller SharePoint, fremhæve information, sortere og filtrere ubesværet og generere eller forklare formler baseret på kontekst.

Blandt fordelene er muligheden for at stille spørgsmål om dine data. Copilot kan returnere diagrammer, pivottabeller, opsummeringer, tendenser eller outliers. Det er som at have en analytiker siddende ved siden af ​​dig.

Hvor er Copilot i Excel? Du kan bruge ikonet på båndet under fanen Hjem til at åbne samtaleidéer eller chatte. Du vil også se et glitrende ikon i den valgte celle med kontekstuelle hurtige handlinger.

  1. Formatér data som en tabel eller et område så Copilot kan "forstå" dem.
  2. Åbn Copilot, og vælg mellem at oprette noget nyt, foreslå formler eller formater eller opsummere data.Hvis du foretrækker det, kan du åbne chatten og lave din egen gratis anmodning.

Privatliv: Kontrol af modeltræning

Hvis du logger ind på Copilot med din Microsoft-konto (eller en tredjepartskonto), kan du bestemme, om dine samtaler skal bruges til at træne generative AI-modeller. som Copilot bruger. Hvis du framelder dig, vil dine tidligere, nuværende og fremtidige samtaler ikke blive brugt til det formål, medmindre du ændrer din præference senere. Ændringen træder i kraft om cirka 30 dage.

Hvis du ikke logger ind, træner Copilot ikke med dine samtaler.Bemærk også, at denne indstilling ikke forhindrer andre anvendelser, der er beskrevet i privatlivspolitikken (generelle produktforbedringer, sikkerhed, overholdelse af regler, annoncering osv.).

  • På copilot.microsoft.comprofil > profilnavn > Privatliv > Træning af tekst-/talemodel.
  • I Copilot til WindowsProfil > Indstillinger > Privatliv > Træning af tekst-/talemodel.
  • I mobilappenmenu > profil > Konto > Privatliv > Træning af tekst-/talemodel.

Microsoft kunne gradvist udvide disse kontroller til flere lande. hvor chathistorikken ikke i øjeblikket bruges til træning, altid med respekt for lokale privatlivsregler.

Avanceret styring: Søg og slet Copilot-data med eDiscovery

Find og slet Copilot-data med eDiscovery

I virksomhedsmiljøer kan du bruge eDiscovery (Premium) og Microsoft Graph til at søge efter og slette brugermeddelelser og Copilot-svar. i understøttede apps og tjenester. Dette er nyttigt til at fjerne følsomme eller upassende oplysninger eller til at reagere på databrud.

Nødvendige tilladelserFor at oprette en sag og bruge samlinger skal du tilhøre rollegruppen "eDiscovery-administrator" i Microsoft Purview-portalen. For at slette data skal du bruge rollen "Søg og ryd", som som standard er inkluderet i "Data Investigator" og "Organisation Administration". Der er en grænse på 100 varer pr. postkasse for hver sletningshandling for at fremskynde svaret.

Trin 1: Opret en sag

Opret først en sag i eDiscovery (Premium) at administrere hele søge- og rydningsprocessen. Denne sag vil være den container, hvor du tilføjer de samlinger, der definerer, hvad der skal gennemgås og slettes.

Trin 2: Opret et inkassoestimat

Opret derefter et samlingsestimat, der finder de Copilot-data, der skal slettes.Denne søgning "kladde" returnerer sættet af kandidatelementer. I trin 5 kan du slette det, som samlingen returnerer, idet du respekterer grænsen for elementer pr. placering.

Datakilder og funktionsklasser (brugerbeskeder og svar gemmes i brugerens postkasse):

  • Excel → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel
  • Noter til facilitatorens AI → IPM.SkypeTeams.Message.TeamCopilot.AiNotes.Teams
  • Loop → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Loop
  • Microsoft 365-appen → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.M365App
  • Copilot til Bing (Microsoft 365 Copilot Chat) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
  • Microsoft-formularer → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Forms
  • OneNote → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.OneNote
  • Outlook → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Outlook
  • PowerPoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Powerpoint
  • SharePoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.SharePoint
  • Teams-kanal → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
  • Teamchat → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
  • Teams Copilot-chat (Microsoft 365 Copilot-chat) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
  • Teams-møde → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
  • Microsoft 365 Teams Chat (BF) → IPM.SkypeTeams.Message
  • WebChat → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.WebChat
  • Whiteboard → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Whiteboard
  • ord → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Word

Forslag til konsultation: brug betingelsen Tipo og vælg "Copilot-aktivitet". Tilføj et datointerval eller nøgleord for at indsnævre det og bevare relevansen for din research.

  PowerPoint til e-læring: interaktivitet og grundlæggende SCORM

Identificer webforespørgsler, når du bruger Copilot

Hvis websøgning er aktiveret for Copilot, kan forespørgsler sendt til Bing findes i eDiscoveryFor at gøre dette: filtrer efter Copilot-aktivitet, download et element, åbn det med en editor og find WebSearchQueryHvis den er til stede, vil du se den præcise forespørgsel, der blev sendt til Microsoft Bing, nedenfor.

Trin 3: Gennemgå indsamlingsresultatet

Undersøg en stikprøve af returnerede varer for at bekræfte, at samlingen kun indeholder det, du vil slette. Stol på Statistikker over de vigtigste placeringer at liste kilder med resultater og forberede denne liste til næste trin.

Trin 4: Fjern tilbageholdelser og opbevaringspolitikker

Fjern eventuelle tilbageholdelser eller opbevaringspolitikker fra målpostkasserne før rydning., ellers gemmer systemet dataene. Notér hvilken politik du fjerner, så du kan genanvende den efter sletning.

Trin 5: Slet data med Microsoft Graph

Når alt er gennemgået, kan du nu slette de Copilot-data, der returneres af samlingen. ved hjælp af Graph Explorer. Processen består af tre opgaver: indhentning af sags-ID'et, samlings-ID'et og udførelse af rydningen.

  1. Hent sags-ID'etGå til Graph Explorer, og log ind med en konto med rollen "Søg og ryd". Kør en GET på https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases (sørg for at vælge API-versionen v1.0). Find din sag ved at displayName og kopier dens identifikator.
  2. Hent samlings-ID'etudfører en GET til https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches, erstatter {ediscoveryCaseID}Find samlingen ved hjælp af displayName og bekræfter dens contentQueryKopiér søge-id'et.
  3. Ryd datasender et POST til https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeDataHvis alt går vel, vil du se en HTTP-kode, der angiver, at anmodningen blev accepteret.

Du kan også bruge PowerShellFor eksempel i den amerikanske regerings sky: Connect-MgGraph -Scopes "ediscovery.ReadWrite.All" -Environment USGov og derefter Invoke-MgGraphRequest -Method POST -Uri '/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/<ediscoverySearchID>/searches/<search ID>/purgeData'.

Trin 6: Bekræft sletningen

Efter rydning flyttes dataene til den skjulte SubstrateHolds-mappe. for mindst 1 dag, og slettes permanent mellem 1 og 7 dage senere, når timerjobbet kører. Der er ingen synlig meddelelse til slutbrugeren.

Trin 7: Genanvend kildeskatter

Når du har bekræftet, at dataene er blevet slettet, skal du genanvende tilbageholdelserne og politikkerne. til de berørte postkasser for at gendanne den oprindelige overholdelsestilstand.

Nyttige videoer og demonstrationer

Der er korte videoer, der viser, hvordan Copilot hjælper dig med at undersøge og citere i Word. (for eksempel en der er 59 sekunder lang) og hvordan man finder præcise referencer i Word-dokumenter (en anden der er 47 sekunder lang), der linker dig direkte til det specifikke afsnit, du har brug for.

Hvis du er interesseret i at øve dig, så kig efter mulighederne "Prøv det i Word" eller gennemse Copilots videogalleri.At se disse hurtige demoer er en fantastisk måde at blive inspireret af virkelige brugsscenarier og anvende dem i dit daglige arbejde.

Nøglen til at finde filer med Copilot på Windows er at kombinere den samlede søgning med filtre, hurtig adgang og anbefalinger., der støtter dig efter behov med filuploads, så du kan analysere indhold uden at åbne det, Copilot til Excel til at udforske data og privatlivskontroller til at bestemme, hvordan dine samtaler bruges. I virksomhedsmiljøer giver eDiscovery og Graph dig også kontrol over at finde og slette Copilot-aktiviteter på en kontrollerbar og sikker måde.