Sådan aktiverer du automatisk udfyldning i Office: Excel, Outlook og mere

Autofuldførelse i Office-programmer er den fantastiske lille hjælper, der sparer dig for ekstra indtastning og reducerer dumme fejl, når du arbejder med data, formler eller adresser. Når den er korrekt konfigureret, Den foreslår matches, mens du skriver.Den udfylder serier og foreslår endda funktioner eller områder i Excel. Hvis du nogensinde har tænkt: "Jeg ville ønske, at dette ville udfylde sig selv," er du kommet til det rette sted.

I denne praktiske guide vil du se, hvordan du aktiverer og justerer automatisk udfyldning i Excel (inklusive den smarte menu med funktioner og områder og det populære udfyldningshåndtag), hvordan du aktiverer eller deaktiverer denne funktion i skabelontekstfelter, hvordan du får Outlook til at foreslå kontakter, og hvordan du gendanner eller reparerer den liste, når den er gået tabt, plus Tricks til automatisk at gentage data i Word uden at skulle skrive de samme oplysninger igenSom en ekstra bonus har vi inkluderet en henvisning til den tilsvarende oplevelse hos ONLYOFFICE, så du får det fulde overblik.

Hvad mener vi med autofuldførelse i Office?

Når vi taler om autofuldførelse i Office, er der flere funktioner, man skal overveje: automatiske forslag baseret på det, du allerede har skrevet, mønsterudfyldning ved at trække kanten af ​​en celleeller kontekstmenuer, der viser dig tilgængelige funktioner og områder afhængigt af konteksten. Det er ikke en enkelt funktion, men flere hjælpefunktioner, der arbejder sammen.

I Excel er der for eksempel menuen Autofuldførelse, der foreslår definerede funktioner og navne, når du redigerer en formel. Der er også fyldhåndtaget, som kan generere serier (tal, datoer, dage, måneder osv.) eller intelligent replikere værdier. I Outlook foreslår Autofuldførelseslisten adresser, når du skriver i felterne Til, CC og BCC. I Access kan du... Opret brugerdefinerede søgemaskiner i AccessFor skabeloner med tekstbokse, Autofuldførelse kan huske dine tidligere indtastninger og foreslå dem, når du begynder at skrive i Office.

Om autofuldførelse er aktiv eller ej, afhænger af hver applikation og dens indstillinger. Heldigvis er det nemt at aktivere eller deaktivere det, og endda at bestemme, hvornår forslagsmenuen vises, og Vi forklarer det trin for trin.

Formel autofuldførelse i Excel: aktivering og justering af funktionsmåde

Excels Autofuldførelsesmenu hjælper dig med at indsætte funktioner og argumenter uden at have problemer med syntaksen. Mens du skriver, får du vist forslag, du kan acceptere for at spare tid og minimere skrivefejlPå Mac er det meget ligetil at aktivere og konfigurere det.

1. Åbn Excel, gå til præferencer.
2. I blokken Formler og listervælge Autofuldførelse.
3. Sæt kryds i boksen Vis Autofuldførelsesindstillinger for navngivne funktioner og områder.

Hvis du vil kontrollere, hvornår forslagsmenuen vises, for at se mindre støj og forbedre nøjagtigheden, kan du vælge, at den kun vises efter at have skrevet et bestemt antal bogstaver. Denne indstilling er meget nyttig, hvis du arbejder med mange lignende navne eller brugerdefinerede funktioner.

1. Gå ind Excel > præferencer.
2. Gå til Formler og lister > Autofuldførelse.
3. I marken Vis muligheder efter indtastning, angiver antallet af tegn, du vil skrive, før menuen vises.

For at indsætte et element foreslået af menuen Autofuldførelse, kan du navigere med pilene og bekræfte med Enter eller Tabeller blot klikke med musen. Denne arbejdsgang er især praktisk, når du kender starten af ​​en funktion eller navnet på et område, men ikke ønsker at huske alle argumenter manuelt. Jo mere du bruger denne hjælp, jo hurtigere vil du navigere i formlerne..

Hurtigt tip: Hvis du lige er begyndt med formler, er "Indtastning af en formel" det supplerende emne, du bør gennemgå, fordi Autofuldførelse stråler, når du mestrer det grundlæggende.

Smart udfyldning i Excel: Udfyldningshåndtag og praktiske eksempler

Ud over funktionsmenuen giver Excel dig mulighed for at udfylde data i celler automatisk ved hjælp af fyldhåndtaget, den lille firkant i nederste højre hjørne af markeringen. Ved at trække i det kan du replikere værdier eller Udvid talmønstre, datoer og mereDet er et simpelt, men utroligt kraftfuldt værktøj.

Kopier tekstværdier med det samme

Markér en celle eller et område, der indeholder målteksten, og placer derefter markøren over fyldhåndtaget, indtil du ser sort kors og træk i den ønskede retning. Når du slipper, bevarer cellerne deres oprindelige indhold. Ideel til gentagne etiketter, kategorier eller statusser.

Talrækker og mønstre

Hvis du indtaster et par tal, der angiver mønsteret (f.eks. 1 og 4 for en konstant forskel på 3), fortsætter Excel serien, når du trækker i håndtaget: 1, 4, 7… osv. Jo flere mønsterpoint du giver den, vil bedre kunne identificere progressionenDette fungerer med heltal, decimaltal, beløb og andre formater.

Husk at mønsteret skal være konsistent for at serien fungerer korrekt. Hvis du ændrer din fremgangsmåde midt i serien, stemmer resultatet muligvis ikke overens med det forventede. Nøglen er konsistens.

Ugedage og måneder, med eller uden forkortelser

Autofuldførelse genkender sekvenser af dage og måneder, selv forkortede. Hvis du skriver "mandag" og trækker, vil du se tirsdag, onsdag...; det samme gælder januar, februar... Du kan også starte med en hvilken som helst dag eller måned. uden at skulle gøre det på årets første eller den første i ugen.

Udfyld flere rækker eller kolonner

Du kan vælge en matrix (flere rækker og kolonner), trække i håndtaget, og Excel vil replikere mønsteret i bulk. Dette fungerer fantastisk til at udvide tabeller med gentagne strukturer eller kalendereTjek forhåndsvisningen, mens du trækker, for at bekræfte, at den gentages som forventet.

Udfyld tomme celler og brug værdier fra lister

Markér de værdier, du vil kopiere, sammen med de tomme destinationsceller, og træk i håndtaget. Excel udfylder dem i henhold til mønsteret. Derudover er muligheden for at... normalt tilgængelig i kolonner med gentagne værdier. Vælg fra rullelisten at tage en eksisterende værdi uden at omskrive den. Det er en meget bekvem genvej til at opretholde konsistens..

Vandret og lodret udfyldning

Ikke alt er top-down. Fyldningsregulatoren fungerer også perfekt. fra venstre mod højre Eller omvendt. Brug den til at opbygge vandrette serier eller til at replikere overskrifter og strukturer på tværs af arkets bredde. Mekanikken er den samme: træk og slip. Hurtigt og ukompliceret.

Autofuldførelse i tekstfelter i Office-skabeloner: slå det til eller fra

I skabelonbaserede formularer med tekstfelter (f.eks. i InfoPath-scenarier) er autofuldførelse normalt aktiveret. Så når du skriver de første par tegn, vises en liste over matchende poster. Du kan acceptere den ønskede formular, eller Fortsæt med at skrive, hvis der ikke er nogen blokke.

Hvis du vil ændre funktionsmåden for et bestemt tekstfelt, skal du højreklikke på kontrolelementet og åbne dets egenskaber. På fanen Layout (eller lignende) vil du se et afkrydsningsfelt til at aktivere eller deaktivere det. Autofuldfør i den boksPå denne måde styrer du, hvor du vil have den til at foreslå ting, og hvor du foretrækker at skrive fra bunden.

1. Klik på den ønskede tekstboks og åbn den Egenskaber for tekstboks.
2. Tab PresentaciónFind indstillingen Autofuldførelse.
3. Markér eller fjern markeringen i feltet Aktivér autofuldførelse som du har brug for.

Denne indstilling giver dig mulighed for at være selektiv: du vil måske gerne udfylde automatisk i et starttidspunktsfelt (8:00, 9:00 osv.), men ikke i et kommentarfelt. Ideen er at opnå hastighed uden at gå på kompromis med præcisionen..

Outlook: Aktivér den automatiske fuldførelsesliste og hent forslag

Hvis du ofte skriver adresser, er Outlooks autofuldførelsesliste guld værd. Når du skriver Til, CC eller BCC, viser den navne og e-mailadresser, du allerede har brugt, så du ikke behøver at huske eller skrive dem helt ud hver gang. Sørg for, at Denne indstilling er aktiveret i Mail-indstillingerne.

1. Åbn Outlook og gå til Arkiv > optioner.
2. Indtast sektionen post og rul ned til Send beskeder.
3. Marker indstillingen Brug den automatiske fuldførelsesliste til at foreslå navne når du skriver i Til-, CC- og BCC-felterne.

Hvis du skifter computer eller formaterer din harddisk, er det nemt at miste disse forslag. Hver version gemmer listen et andet sted. Det er en god idé at finde den rigtige fil og overføre den til den nye computer for at vedligeholde listen. samme oplevelse, når jeg skriver til modtagere.

Gendannelse af Autofuldførelseslisten i ældre versioner (Outlook 2003/2007 og Outlook Express)

I ældre systemer blev oplysningerne gemt i .nk2-filer. Du skal kopiere denne fil fra kildecomputeren og placere den på samme placering på destinationscomputeren. Sørg for, at mappen med programdata er synlig, da den normalt er skjult. Det er en ren og skær filkopi.

• Windows 7/8: Naviger til C:\Brugere\dit_brugernavn\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook og kopier Profil.nk2 (navnet matcher profilen).
• Windows XP: Kig i C:\Dokumenter og indstillinger\dit_brugernavn\Programdata\Microsoft\Outlook og kopier filen .nk2.

Et trick til at identificere den korrekte fil er at kontrollere dens størrelse: Den der vejer mest, er normalt den der indeholder listenFør Outlook genkender listen på den nye computer, skal kontoen allerede være konfigureret og logget ind mindst én gang.

Gendannelse af listen i Outlook 2010 og 2013 (og senere versioner, der bruger RoamCache)

Fra og med Outlook 2010 migreres listen til RoamCache-mappen og gemmes i filer, der starter med Stream_Autofuldførelse_Kopier filen fra kilden, og placer den på samme placering som destinationen. Da hver computer har et forskelligt id, skal du omdøbe den kopierede fil med navnet på den Stream_Autocomplete_-fil, som Outlook genererede i den nye profil (og overskrive den). Sådan "adopterer" Outlook din tidligere liste.

• Typisk sti i Windows 7/8/10/11: C:\Brugere\dit_brugernavn\AppData\Lokal\Microsoft\Outlook\RoamCache.
• Identificer den Stream_Autocomplete_, der Den vejer mere, som er den, der indeholder reelle data.

Husk at aktivere visningen af ​​skjulte mapper for at få adgang til AppData. Uden dette vil du ikke se den faktiske placering af RoamCache, og det kan se ud som om filen "ikke findes". Det er en klassiker.

Outlook: Hvad skal man gøre, hvis autofuldførelse ikke virker i Office

Hvis listen holder op med at blive vist eller tømmes efter lukning og genåbning af Outlook, er der flere ting, du kan prøve. Start med det enkleste og arbejd dig opad: Aktivér indstillingen, regenerer cachen, eller opret en ny profil Hvis det er nødvendigt.

1) Bekræft at indstillingen er aktiveret

Gå tilbage til Outlook > Filer > Indstillinger > Mail, og marker sektionen Send beskeder. Sørg for, at feltet er markeret. brug den automatiske fuldførelseslisteNogle gange fjerner en opdatering eller en profilændring den.

2) Regenerer RoamCache (isærligt på Exchange-konti)

For at genopbygge cachen uden at forårsage yderligere problemer, skal du midlertidigt deaktivere Exchange Cache Mode, omdøbe mappen og derefter genaktivere den. Dette tvinger Outlook til at oprette en ny cache. Advarsel: Du mister din gemte liste, hvis du ikke sikkerhedskopierer den..

1. Gå til i Outlook Arkiv > oplysninger > Kontoindstillinger og åbn din Exchange-konto.
2. tryk Flere indstillinger og fjern markeringen Brug cachelagret swap-tilstandLuk Outlook.
3. Tryk på Windows + R, og åbn C:\Brugere\dit_brugernavn\AppData\Lokal\Microsoft\Outlook.
4. Omdøb mappen RoamCache a gammel_RoamCache.
5. Åbn Outlook og genaktiver cachelagret swap-tilstand på samme rute.
6. Genstart Outlook, og kontroller, om automatisk udfyldning kommer til live igen.

3) Tøm Autofuldførelseslisten

Hvis filen er beskadiget, kan det nogle gange løse problemet ved at rydde listen. I Outlook: Filer > Indstillinger > Mail > Send beskeder, og tryk på Tom autofuldførelseslisteBekræft med Ja. Alle gemte poster vil blive slettet.Når du bruger Outlook igen, vil listen blive genopbygget.

4) Prøv i sikker tilstand

For at udelukke problematiske tilføjelsesprogrammer skal du starte Outlook i fejlsikret tilstand. Tryk på Windows + R og skriv outlook.exe / sikkertHvis det virker der, så deaktiver modstridende tilføjelser. Denne test sparer dig for timevis af forsøg og fejl..

5) Opret en ny profil

Hvis ingen af ​​ovenstående løsninger virker, skal du oprette en profil fra Filer > Kontoindstillinger > Administrer profilerI Vis profiler skal du klikke på Tilføj, navngive den, konfigurere kontoen, og indstille den som standard. Genstart Outlook, og test. En ren profil løser ofte vedvarende fejl..

Word: Sådan gentager du data automatisk uden at indtaste dem igen

Når et dokument anmoder om de samme oplysninger flere gange (f.eks. kundenavn, skatte-ID, adresse), er det bedst kun at indtaste dem én gang og få dem replikeret overalt. Words værktøjer giver dig mulighed for at opnå dette med sammenkædede indholdskontroller, hurtige egenskaber, krydsrefererede bogmærker og mere. Hurtige dele/Autotekst.

Gentagne indholdskontroller (synkroniseret margin)

Indsæt et kontrolelement af typen RTF eller almindelig tekst, tildel det en titel/etiket, og klik på opret-funktionen. sammenkædede kontroller, der gentager indholdetPlacer kopier af det samme kontrolelement, hvor du vil have dataene vist. Når du skriver i én, opdateres de andre. Det er den reneste løsning til formelle skabeloner.

Dokumentegenskaber og felter

Brug hurtige egenskaber som Forfatter, Firma eller andre brugerdefinerede egenskaber. Indsæt værdien én gang i Dokumentegenskaber, og tilføj felter, der refererer til den egenskab, hvor den skal vises. Når egenskaben ændres, opdateres den i hele dokumentet..

Bogmærker og krydsreferencer

Vælg det første dataelement, opret et bogmærke, og indsæt en krydsreference til bogmærket på de efterfølgende placeringer. Når du ændrer de oprindelige data, skal du opdatere felterne (F9), og resten synkroniseres. Det er en klassisk og effektiv metode..

Hurtige dele og autotekst

Hvis du ofte genbruger hele tekstblokke, kan du gemme indholdet som en hurtig del og derefter indsætte det, hvor du har brug for det. Perfekt til klausuler, signaturer og gentagen tekst, der ikke afhænger af en værdi, der ændrer sig hver gang. Det sparer dig for en masse gentagende arbejde.

Hvis du vil gå et skridt videre, kan du overveje at bruge brevfletning, når dataene kommer fra en tabel eller liste (f.eks. flere klienter). Du kan generere flere dokumenter fra den samme skabelon med variable data uden manuel indtastning.

ONLYOFFICE: Autofuldførelse og et plugin til at foreslå ord

Selvom det ikke er Microsoft Office, er det værd at undersøge, hvordan ONLYOFFICE håndterer autoudfyldning, fordi det deler nogle nyttige idéer. Regnearkeditoren indeholder en udfyldningshåndtering med mønstergenkendelse for tal, dage og måneder (også forkortet), og giver dig mulighed for at udfylde... lodret og vandret ligesom du ville gøre i Excel.

En interessant tilføjelse er en Autofuldførelse-plugin Den foreslår ord, mens du skriver, og er designet til lange tekster. Den er ikke installeret som standard; du tilføjer den fra Plugin Manager under fanen Udvidelser. Når den er tilføjet, forbliver den aktiv, indtil du fjerner den. Dette er nyttigt, når man arbejder med meget tekstinformation. og du vil fremskynde skrivningen eller undgå fejl.

Hvis du foretrækker at arbejde i skyen eller på din computer, har du muligheder som at oprette et arbejdsområde i DocSpace eller downloade computerapplikationen til Windows, Linux eller macOS. Autofuldførelsesarbejdsgangen i regneark og Word-pluginnet kan være nyttige. reference, hvis du leder efter tilsvarende funktioner.

For at undgå overraskelser med mistede lister i Outlook, skal du sikkerhedskopiere Stream_Autocomplete_-filen eller .nk2-filen, alt efter hvad der er relevant, før du migrerer eller formaterer. I Excel skal du bruge et øjeblik på at justere, hvor mange bogstaver du vil skrive, før du ser forslag. Det reducerer støj og lader dig fokusere på det, du rent faktisk bruger.I Word kan du opbygge din skabelon med kontrolelementer eller egenskaber fra starten, så sparer du dig selv for manuelle revisioner.

Hvis du opdager meddelelseskorruption i Outlook ud over autofuldførelsesfejl, findes der specifikke reparationsværktøjer til PST/OST-filer, der kan hjælpe, når problemet ikke kun er selve listen, men... egne postkassedataBrug dem klogt og altid med en sikkerhedskopi på forhånd.

Autofuldførelse i Office handler om at skrive mindre og få det rigtigt oftere: i Excel forhindrer det syntaksfejl og udfylder mønstre; i Outlook sparer det dig for at huske adresser; i skabeloner foreslår det tidligere poster; og i Word kan du synkroniser de samme oplysninger i hele dokumentet Uden at klikke på den seks gange. Aktiver den, juster den efter din smag, og sørg for at dine lister og skabeloner fungerer for dig. Del denne vejledning, så andre ved, hvordan man aktiverer autofuldførelse i Office.