Opret en simpel forespørgsel til en Access-database

Når du arbejder med Microsoft Access og ønsker indfang præcis de data, du er interesseret i Uden at fare vild i hele tabeller er forespørgsler din bedste allierede. Den gode nyhed er, at det at oprette en simpel forespørgsel er hurtigt, fleksibelt og, hvis du ved, hvor du skal lede, utrolig effektivt.

I de næste linjer vil du se, hvordan du opbygger forespørgsler med Forespørgselsassistent og med Designvisning, hvilke fordele hver tilgang tilbyder, og hvordan man anvender kriterier, joinforbindelser, totaler, udtryk og sorteringer for at finjustere resultaterne. Vi dækker også nyttige aspekter af Access-økosystemet – sikkerhed, brug, skabeloner og integration – så du kan få mest muligt ud af din database I dag til dag.

Hvad er en select query i Access, og hvorfor skal man bruge den?

En select query er et objekt, der viser oplysninger i dataarkvisningen fra dine tabeller (og endda fra andre forespørgsler), men den gemmer ikke selve dataene; den viser dem bare. Dette giver dig mulighed for at fokusere på det, der er relevant, og også kombinere flere kilder uden at duplikere noget.

Tænk på en kontakttabel: Når du åbner den, vil du se alle felterne og posterne, men ofte er en simpel tabel nok. en håndfuld kolonner eller en delmængde af rækkerDet er her, forespørgslen kommer ind i billedet: Du beholder de ønskede felter, anvender filtre og sammenføjer om nødvendigt data fra forskellige tabeller for at få en klar og genanvendelig visning.

• Vigtigste fordele ved konsultationer: du kan se kun de nødvendige felter, hvilket sparer visuel støj, når en tabel har mange kolonner.
• Det er muligt kombinere data fra flere kilder og definere, hvordan de passer sammen (joins), hvilket er vigtigt, når man arbejder med relaterede data.
• Indrømmer udtryk som felter, for eksempel funktioner som Dato eller Format til beregninger og formater i resultaterne.
• lad os vise optegnelser, der opfylder specifikke kriterierog gemmer filteret, så du kan genbruge det, når du vil.

Oprettelse af en forespørgsel er et spørgsmål om at følge et par grundlæggende trin: først vælger du datakilder (tabeller eller forespørgsler), derefter de felter, der vises, og hvis det er relevant, definerer filterkriterierNår du har den, kan du køre den for at se resultaterne, gemme den og bruge den senere som kilde til formularer, rapporter eller andre forespørgsler.

Hvis du leder efter et sikkert miljø at øve dig i, kan du bruge eksempeldatabasen Northwind Det er ideelt til bedre at forstå, hvordan forespørgsler fungerer. Med kunde- og ordredata giver det dig mulighed for at teste joinforbindelser, filtre og totaler i et realistisk scenarie.

Adgang i kontekst: hvad det er, og hvad det bruges til

Microsoft Access er Office-pakkens database Designet til at oprette, administrere og tilgå information på en meget tilgængelig måde. Det er perfekt til virksomheder og teams, der har brug for en hurtig og fleksibel løsning uden at skulle håndtere komplekse implementeringer.

• DatastyringDesign brugerdefinerede databaser til kunder, varebeholdninger, projekter eller ethvert andet informationssæt.
• InformationssporingGem og administrer vigtige poster, lige fra finanser til projektmilepæle eller historik.
• Rapporter og analyse: generer rapporter med dine forespørgsler til træffe beslutninger med data klar.
• AutomationOpret formularer og makroer, der strømliner gentagne opgaver.
• Office IntegrationDet fungerer rigtig godt sammen med Excel og Word importer og eksporter data med lethed.

Sådan fungerer adgang indeni

Access' søjle er tablas, hvor data gemmes i rækker (poster) og kolonner (felter). Hvert felt afspejler et specifikt dataelement, f.eks. et telefonnummer eller en pris.

den relationer De giver dig mulighed for at linke tabeller (f.eks. kunder med ordrer) for at bevare integriteten og undgå redundans. Ved at linke kan du forbinde information mellem tabeller på en ensartet måde.

med konsultationer Du filtrerer, sorterer, beregner og kombinerer data. Du kan bruge den visuelle designer eller, hvis du er dygtig, skrive sætninger i SQL-visningen for at bygge komplekse forespørgsler.

masse formularer De er brugerfladen til dataindtastning og redigering, designet så enhver bruger kan arbejde komfortabelt uden at røre tabellerne direkte.

Sikkerhed: Hvad du skal huske på

Access giver dig mulighed for at beskytte dine databaser med adgangskoder og kryptering, men det er værd at styrke med god praksis. Stol ikke udelukkende på filen: organiser tilladelser og kopier klogt.

• Stærke adgangskoder og periodiske ændringer; undgå åbenlyse kombinationer og del kun adgang med de relevante parter.
• Opdateringer og patches opdateret for at lukke mulige huller.
• Adgangskontrol af brugere eller grupper, hvilket begrænser visning, redigering eller sletning.
• Backups regelmæssig og velholdt, i tilfælde af at noget bliver beskadiget eller slettet ved et uheld.
• Antimalware-beskyttelse opdateret for at holde miljøet rent.
• Sikkerhedsrevisioner at opdage svage punkter og korrigere dem i tide.

Fjernadgang og webapplikationer

Hvis du har brug for at arbejde udefra, er en direkte mulighed Microsoft Remote DesktopDu opretter forbindelse til den computer, hvor Access er installeret, og det er det, præcis som om du var der.

En anden måde er at oprette en Adgang til webappen y publicer det til SharePoint eller Microsoft 365. Du vil have adgang til databasen fra din browser, med data gemt i Microsoft-skyen.

Adgang til webapps: Hvad de tilbyder

• Intuitivt visuelt design til formularer og visninger, ideel til at bygge attraktive skærme uden programmering.
• Datoer en la nube (SharePoint), tilgængelig fra hvor som helst med internet.
• Automatisering og logik til arbejdsgange i appen.
• Samarbejde med flere brugere i realtid på den samme applikation.

Typiske projekter, hvor Access passer ind

• Varebeholdninger med lagre, udløbsdatoer og bevægelser.
• CRM med kundesporing, køb og kommercielle handlinger.
• medarbejderregistrering med beskæftigelsesdata og nøgledatoer.
• Udgifter og budgetter med økonomiske rapporter.
• Sundhedsområdet: : grundlæggende patientaftaler og historik.
• Biblioteker: kataloger, lån og returneringer.
• Følgende aktiviteter såsom udstyr eller køretøjer.

Fordele og ulemper at overveje

Access skinner fordi det er let at bruge, tillader arbejde med flere brugere, tilbyder skabeloner, import fra andre formater og effektive forespørgsler; ideel til små og mellemstore projekter.

På den mindre behagelige side, du har brug for grundlæggende begreber databaser, sikkerheden er ikke så stærk som ved større motorer, og kapaciteten er begrænset: med mange data kan du opleve forsinkelser eller filkorruption.

Opret en forespørgsel med forespørgselsguiden

Assistenten er den hurtigste måde, når du vil have en simpel forespørgsel med blot et par klikDu mister noget finkontrol, men du får fart, og guiden advarer dig endda om grundlæggende designfejl.

Før du starter: relationer i orden

Hvis du fletter felter fra uafhængige kilder, vil guiden spørge dig, om du vil skabe relationerVinduet Relationer åbnes, så du kan justere dem, men vær forsigtig: Du skal genstarte guiden bagefter. Det er bedst at have relationerne klar, før du starter.

1. På fanen Opret i gruppen Forespørgsler skal du vælge ForespørgselsassistentBekræft guiden i feltet Ny forespørgsel, og klik på OK.
2. Tilføj felter: du kan inkludere op til 255 felter fra 32 tabeller eller forespørgslerFor hver enkelt skal du vælge kilden i Tabeller/Forespørgsler og dobbeltklikke på feltet (eller bruge >> til at hente dem alle) og klikke på Næste.
3. Hvis du ikke inkluderer numeriske felter, går du direkte videre til afslutningen. Hvis der er numeriske felter, vil guiden bede dig om at vælge mellem Detaljer (se optegnelserne én efter én) eller Resumé (aggregater).
4. I Opsummeringsindstillinger kan du definere funktioner for hvert numerisk felt, f.eks. Sum, gennemsnit, minimum eller maksimum og om nødvendigt kontrollere kildens rekordantal.
5. Hvis du har tilføjet et dato-/tidsfelt, har du mulighed for at grupper efter dag, måned, kvartal eller år så opsummeringen giver mening tidsmæssigt.
6. På den sidste skærm skal du tildele en titel og vælge, om du vil åbne forespørgslen eller ændre den i designvisning. Når du åbner den Du vil se dataene i databladet, og hvis du beslutter dig for at ændre den, kommer du ind i designeren.

Hvis du er fortrolig med SQL, kan du altid skifte til SQL-visning at skrive eller forfine forespørgslen i hånden: perfekt til sager med komplekse kriterier eller brugerdefinerede beregninger.

Design en forespørgsel manuelt i designvisning

Designvisning giver dig total kontrol over designet: kilder, joinforbindelser, felter, kriterier, totaler… Det kræver lidt mere omhu, men det giver dig mulighed for at justere alt på millimeteren.

Trin 1: Tilføj datakilder

Gå til Opret > Forespørgselsdesign og tilføj eventuelle kilder (tabeller eller forespørgsler), du har brug for. Du kan tilføje flere senere, hvis designet kræver det.

Adgang vil oprette automatiske tilslutninger Hvis den registrerer relationer mellem dine tabeller, vil den også udføre en join, når to felter har kompatible typer, og den ene er en primærnøgle. Alligevel er det en god idé at gennemgå disse joins, hvis du får brug for at ændre dem.

Der er tilfælde, hvor du måske vil bruge den samme kilde to gange (selvtilslutning). For eksempel i en tabel med medarbejdere med et felt, der gemmer leder-ID'et, kan du relatere tabellen til sig selv for at vise navnet på den ansvarlige person. Access vil kalde den anden kilde “Tabel_1”.

Trin 2: Kombinér relaterede kilder

Hvis der allerede findes relationer, opretter Access normalt indre samlinger direkte. Med referentiel integritet vil du se et "1" på den ene side og ∞-symbolet på mangesiden, hvilket er nyttigt til at identificere, hvordan relationen forløber.

Hvis der ikke er nogen relationer, eller du har tilføjet forespørgsler som kilder, oprettes joinforbindelser muligvis ikke automatisk. Træk et felt fra én kilde til det tilsvarende felt i en anden for at tilføj kombinationen manglende.

For at ændre sammenføjningstypen (f.eks. fra indre til ydre) skal du dobbeltklikke på sammenføjningslinjen og justere Kombinationens egenskaber den mulighed, der inkluderer de optegnelser, du har brug for. Det er måden at "åbne hanen" til optegnelser, der ikke matcher på den anden side.

Trin 3: Vælg outputfelter

Træk felterne til rækken fra det øverste panel Field fra designergitteret. Access udfylder automatisk rækken i tabellen for at præcist finde kilden, hvilket hjælper dig med at identificere, hvor hvert enkelt dataelement kommer fra.

Hvis du har brug for beregninger eller formatering, så tilføj en. udtryk som et feltI en ledig kolonne skal du højreklikke på rækken Felt > Zoom og skrive udtrykket, der starter med en etiket og et kolon (f.eks. "Sidst opdateret:"). Du kan bruge funktioner som Format o InCad, såvel som operatorer og konstanter.

Trin 4: Anvend filtreringskriterier

I kø kriterier I det felt, du er interesseret i, skal du indtaste den betingelse, der skal være opfyldt. Hvis du f.eks. vil begrænse byen til "Las Vegas", skal du indtaste denne værdi i kriterierne i feltet By, og du vil kun se optegnelser, der opfylder betingelsen.

Hvis du ønsker alternativer, skal du bruge rækken O under Kriterier. Dataene skal således opfylde et af de anførte kriterier for at blive inkluderet i det endelige resultat.

Når du bruger kriterier med flere felter, skal du huske på, at alle kriterierne i den samme række fungerer sammen. Hvis en post ikke opfylder alle betingelserne i en bestemt række, vil ikke blive vist i outputtet.

Du kan også filtrere efter et felt uden at vise det: tilføj det til layoutet, fjern markeringen i feltet show og lad kriterierne være som de er. Nyttig til at "filtrere bagud" uden at rode i din resultatvisning.

Trin 5: Opsummerende beregninger (totaler)

For at lægge sammen, beregne gennemsnittet eller tælle, aktiver rækken I alt i Forespørgselsdesign > Vis/Skjul > fanen Totaler. For hvert felt skal du vælge den tilgængelige funktion baseret på dens type (Sum, Gennemsnit, Minimum, Maksimum osv.), og du vil have tilføjet med det samme.

Trin 6: Kør, sorter, gem og gennemgå

Klik på Ejecutar for at se resultatet i dataarket. Hvis du vil justere, skal du gå tilbage til Designvisning fra Hjem > Visninger og ændre felter, udtryk eller kriterier, indtil du får det forventede resultat.

For at sortere skal du bruge rækken Ordenar af designeren (Stigende/Faldende), og hvis du er interesseret i at vise alle felterne i en tabel, kan du bruge stjerne (*) som et jokertegn for "alle felter".

Hvis du er bekendt med SQL, skal du åbne SQL-visning og former forespørgslen ud fra sproget: det er nyttigt til avancerede regler og til at forstå, hvad der ligger bag den visuelle designer.

Når designet er klar, skal du gemme forespørgslen med et beskrivende og tydeligt navn. Åbn den derefter for at bekræfte, at dataene og formaterne er ensartede med hvad du forventer. Denne sidste gennemgang vil spare dig for overraskelser i rapporter eller formularer.

Brug af din forespørgsel i en delt formular

En delt formular viser både dataarket og formularen. I navigationsruden skal du vælge kildetabellen eller forespørgslen og gå til Opret > Flere formularer > Opdel formularPå denne måde kan du finde en post i arket og redigere den i formularen uden at skifte skærmbilleder.

Hvis du ønsker en yderligere ressource til at dykke dybere, er her en PDF, der kan udvide din viden: Hent PDF (på engelsk)Det vil hjælpe dig med at forstærke det grundlæggende i databaser og bedre forstå, hvordan forespørgsler passer ind i det større billede.

At oprette simple forespørgsler i Access er et spørgsmål om at få styr på det: guiden får tingene til at gå glat, og Design View tilbyder kirurgisk præcision. Mellem velplacerede joinforbindelser og klare kriterier, totaler når den berører og udtryk oven i købet, får du lister, der svarer præcis til det, du har brug for, klar til at indtaste formularer, rapporter eller analyser uden at skulle kæmpe med hele tabeller.