Komplet guide til brug af opslags- og referencefunktioner i Excel

Hvis du nogensinde har arbejdet med Excel, har du sikkert stødt på behovet for at søge efter eller referere til data effektivt og hurtigt. Selvom mange mennesker begrænser sig til at bruge grundlæggende funktioner, søge- og referencefunktioner I Excel er formler effektive værktøjer, der utroligt meget kan optimere den måde, du arbejder og analyserer information på. En god forståelse af, hvordan disse formler fungerer, vil spare dig tid, undgå fejl og træffe langt mere informerede beslutninger.

I denne artikel skal vi udforske på dybt vand alle nøglefunktioner til søgning og referencer der findes i Excel, og hvordan de bruges, deres specifikke funktioner og praktiske tricks til at hjælpe dig med at få mest muligt ud af dem. Udover at gennemgå eksempler og syntaks, vil vi afklare hver funktions formål og give dig tips til, hvordan du integrerer dem i dine egne regneark, uanset om du er nybegynder eller allerede har erfaring, men ønsker at forbedre dig.

Hvad er opslags- og referencefunktioner i Excel?

Inden for Excel-funktionernes univers er gruppen af søgning og reference Den skiller sig ud ved at give os mulighed for at finde specifikke oplysninger inden for et område, en tabel eller et sæt af matricer, og returnere resultater baseret på match eller relative positioner. Disse funktioner er designet til at automatisere hentning af relaterede data, fremme komplekse analyser, krydsreferere information mellem tabeller, generere dynamiske rapporter og meget mere.

relateret artikel:

Sådan mestrer du dataanalyse med avancerede Excel-værktøjer

Vigtigste søge- og referencefunktioner i Excel

Excel indeholder en bred vifte af funktioner af denne type, hver med sin egen specifikke anvendelse. Nogle er bredt kendte, såsom VLOOKUP o HOPSLAG, mens andre som f.eks. SØG X o INDEKS har vundet betydning med de seneste versioner. Her er en beskrivelse af de vigtigste funktioner:

• VLOOKUPFinder en værdi i den første kolonne i et array og returnerer en værdi fra den samme række i en anden kolonne, du angiver.
• HOPSLAGLigner VLOOKUP, men udfører søgningen i den første række i et array og returnerer værdier fra andre rækker.
• SØG: Giver dig mulighed for at søge i en enkelt række eller kolonne og finde en værdi på samme position i en anden række eller kolonne.
• SØG XDen forbedrede version af de tidligere, som tillader vandret eller lodret søgning, avancerede matchningsmuligheder og er meget mere fleksibel.
• INDEKSReturnerer værdien af ​​en specifik celle i et array, givet dens række- og kolonneposition.
• SAMMENFALDReturnerer den relative position af en værdi inden for et område eller en matrix.
• INDIREKTEOpretter en reference baseret på en tekstværdi, nyttig til dynamiske referencer.
• OFFSETReturnerer en referenceforskydning fra en startcelle, meget nyttigt til variabelreferencer.
• VÆLGEGiver dig mulighed for at vælge en værdi fra en liste over argumenter baseret på det indeks, du definerer.
• OMRÅDERReturnerer antallet af områder i en reference.
• KOLONNE y FILAReturnerer kolonne- eller rækkenummeret for en given reference.
• RÆKKER y KOLONNERReturnerer det samlede antal rækker eller kolonner i en reference.
• HYPERLINKOpret hurtig adgang til et andet dokument, et websted eller en placering i selve projektmappen.
• TRANSPONERByt rækker og kolonner i en matrix.
• unicosReturnerer en liste over unikke værdier fra et array eller område.
• SCREENINGUdtrækker data fra et område baseret på kriterier, du definerer.

Sådan fungerer populære søgefunktioner

Lad os gennemgå de mest populære søgefunktioner, forklare deres syntaks og se, hvordan de opfører sig i typiske situationer. Dette vil hjælpe dig med at forstå forskellene og anvende hver enkelt efter behov.

VLOOKUP funktion

Funktionen VLOOKUP (eller VLOOKUP på engelsk) er nok den mest brugte, når det kommer til at søge efter information i en tabel lodret.

Syntaks: BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, )

• opslagsværdiDe data, du vil finde.
• matrix_search_inCelleområdet, hvor søgningen udføres, hvor den første kolonne indeholder de søgte værdier.
• indikator_kolonnerKolonnenummeret, hvorfra den resulterende værdi tages, startende fra venstre.
• pænValgfrit. Sand (standard) for omtrentlig matchning eller Falsk for præcis matchning.

Hvis du for eksempel har en produkttabel, og du vil søge efter prisen på en specifik reference, VLOOKUP kan returnere værdien automatisk uden at du behøver at slå den op manuelt.

HOPSLAG-funktion

Søsteren til den forrige, HOPSLAG, søger i den øverste række i et område og returnerer data fra den angivne kolonne.

Syntaks: BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, )

Den er ideel til tabeller, hvor nøgleoplysninger er arrangeret vandret.

SØG-funktion

Funktionen SØG Det er nyttigt, når du vil søge i en enkelt række eller kolonne og returnere en værdi på samme position fra et andet område. Det kan bruges på to måder: som en vektor eller som en matrix.

• VektorformGiver dig mulighed for at søge i et område af en enkelt række eller kolonne (vektor) og hente en værdi fra en anden vektor på samme position.
• MatrixformSøger i den første række eller kolonne i en matrix og returnerer værdien fra den tilsvarende sidste række eller kolonne.

Syntaks (vektor): BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; )

Syntaks (matrix): BUSCAR(valor_buscado; matriz)

I begge tilfælde returnerer funktionen den nærmeste værdi, der er mindre end eller lig med den søgte værdi, hvis den søgte værdi ikke findes præcist. Hvis den søgte værdi er mindre end en hvilken som helst værdi i arrayet eller vektoren, returnerer den #N/A.

XOPSLAG-funktion

En af de nyeste tilføjelser, SØG X (XLOOKUPP) forbedrer og forenkler søgninger betydeligt. Det giver dig mulighed for at søge både vandret og lodret, understøtter omtrentlige og præcise match, omvendt opslag, standardindstillinger hvis der ikke findes noget match og meget mere. For at lære mere om fordelene, se vores .

Denne funktion er mere fleksibel og undgår mange af begrænsningerne i VLOOKUP og HLOOKUP, for eksempel kræver den ikke, at søgeværdien er i den første kolonne eller række i arrayet.

INDEX- og MATCH-funktioner

Kombinationen af INDEKS y SAMMENFALD tillader avancerede søgninger langt ud over, hvad VLOOKUP kan gøre. INDEKS lader dig udtrække en værdi fra et array baseret på dets position. SAMMENFALD finde positionen af ​​en værdi inden for et område, og sammen kan I søge efter enhver ønsket værdi i enhver række eller kolonne i en tabel, uanset rækkefølgen.

relateret artikel:

Sådan administrerer du datoer og klokkeslæt korrekt i Excel: En komplet trin-for-trin guide

INDEX-syntaks: ÍNDICE(matriz, núm_fila, )

MATCH-syntaks: COINCIDIR(valor_buscado, rango_buscado, )

Sammen giver disse dig mulighed for dynamisk at søge efter værdier og opbygge komplekse søgninger.

Andre nyttige referencefunktioner

• OFFSET giver dig mulighed for at hente en afstandsforskydning fra en startcelle, nøglen til at oprette dynamiske områder og lære mere i Sådan opretter du betingede analyser i Excel.
• INDIREKTE Det er meget nyttigt, hvis du har brug for at opbygge referencer ved hjælp af tekst, hvilket hjælper dig med at arbejde med variable formler.
• KOLONNE y FILA De angiver kolonne- eller rækkenummeret for en reference, hvilket er meget praktisk til automatiske beregninger.
• TRANSPONER giver dig mulighed for at bytte rækker ud med kolonner, hvis din tabel er i den modsatte retning af, hvad du har brug for.

Moderne og avancerede søge- og referencefunktioner

Med tiden har Excel indarbejdet nye funktioner, der yderligere forbedrer dets analyse- og automatiseringsmuligheder:

• SCREENINGGiver dig mulighed for at få en tabel filtreret efter en betingelse eller et sæt af betingelser, som du definerer.
• unicosUdtrækker alle unikke værdier fra et område og fjerner dubletter.
• BESTILLE y SORTÉR EFTERDe letter sorteringen af ​​data inden for en matrix eller baseret på et andet interval.
• TAGE, DROP, TOCOL, TOROWForskellige funktioner, der giver dig mulighed for at manipulere matricer, returnere kun bestemte rækker eller kolonner eller transformere områder til enkelte kolonner/rækker.
• WAPCOLS y WRÅPLEReorganiser matricer ved at opdele dem i henhold til det antal elementer, du bestemmer.

Disse funktioner giver dig mulighed for at oprette mere dynamiske tabeller og analyser, automatiserer mange opgaver uden behov for andre eksterne ressourcer.

Praktisk eksempel: SØGNING i vektorer og matricer

Forestil dig, at du har en kolonne med numeriske værdier og en anden med tilhørende farver. Du vil vide, hvilken farve der svarer til værdien 4,19.

1. Placer dine data i to kolonner, for eksempel A og B, sådan her:
   

   Frekvens	Farve
   4,14	rød
   4,19	appelsin
   5,17	gul
   5,77	grøn
   6,39	blå

2. Nu kan du skrive formlen i en anden celle: =BUSCAR(4,19; A2:A6; B2:B6)

Excel vil søge i kolonne A efter værdien 4,19 og returnere den farve, der er i samme række i kolonne B: orange.

Hvis du søger efter en værdi, der ikke findes i tabellen, returneres farven med det nærmeste tal. Hvis søgeværdien er mindre end kolonnens minimum, returneres #N/A.

Denne type søgning er essentiel i dataanalyse, lagerstyring, lagerstyring og enhver situation, hvor du har brug for at krydsreferere information.

Vigtige tips til at mestre søge- og referencefunktioner

• I nyere versioner af Excel, sats på SEARCHX når det er muligt, da det adresserer mange begrænsninger ved VLOOKUP og HLOOKUP. For at lære at bruge det, anbefaler vi at besøge vores .
• Når du arbejder med dynamiske arrays eller data, der ændrer sig ofte, kombinerer INDEX og MATCH for robuste og fleksible resultater.
• Glem ikke at benytte dig af funktioner som f.eks. SCREENING, unicos og nye matrixfunktioner til at automatisere rapporter.
• Hvis du har brug for at referere til områder, der ændrer sig i størrelse, brug OFFSET eller INDIREKTE for at holde dine formler opdaterede.
• For at gøre dine formler nemmere at læse, skal du bruge områdenavne og tydeligt beskrive, hvad hver funktion gør, især hvis du deler filen med andre.

Praktiske anvendelser og eksempler fra det virkelige liv

Opslags- og referencefunktioner er fundamentet for at automatisere hverdagsopgaver i Excel, lige fra at integrere data fra forskellige regneark til at generere brugerdefinerede rapporter og oprette dashboards. Nogle praktiske anvendelser inkluderer:

• Krydsreferer salgs- og kundedata for hurtigt at få relevante oplysninger.
• Opret lagerskabeloner, der opdateres automatisk baseret på produktinput.
• Opret dynamiske rapporter, der viser værdier baseret på brugerdefinerede valg.
• Sammenlign lister over medarbejdere, studerende eller produkter, og find dubletter og forskelle.
• Filtrer store mængder information for kun at finde poster, der opfylder bestemte kriterier.

Almindelige fejl og hvordan man undgår dem

Det er almindeligt at lave visse fejl, når man bruger disse funktioner, især hvis man ikke er opmærksom på syntaksen og intervallerne:

• #N/A-typefejlDisse forekommer, når den søgte værdi ikke findes, eller når søgeområdet ikke er tilstrækkeligt.
• Problemer med relative og absolutte referencerVær forsigtig, når du trækker formler; brug $-symbolet til at forankre kolonner eller rækker.
• Uoverensstemmelse i antallet af rækker/kolonnerNår du bruger LOOKUP eller INDEX/MATCH, skal du sørge for, at områderne matcher i størrelse.
• Søgninger, der skelner mellem store og små bogstaverDisse funktioner er generelt ikke-sanskelfølsomme, så en 'John' og en 'john' vil være ækvivalente.
• Husk altid Sortér dataene, hvis du skal lave omtrentlige søgninger, da manglende orden kan give uventede resultater.

Tips til at forbedre din produktivitet med disse funktioner

• Øvelse med eksempeltabeller, på denne måde lærer du at håndtere fejl og forstå hver funktions opførsel.
• Brug de nye formelguider i Excel at bygge komplekse funktioner trin for trin.
• Tænk altid over, hvordan du kan automatisere tilbagevendende processer ved hjælp af referenceformler, hvilket sparer tid og undgår menneskelige fejl.
• Udnytte Excel-hjælp og den officielle dokumentation for at lære avancerede varianter og muligheder for hver funktion.

relateret artikel:

Sådan sorterer og filtrerer du data som en ekspert i Excel: En professionel og praktisk guide

Mestre den søge- og referencefunktioner Excel er en færdighed, der gør forskellen mellem blot at udfylde regneark og at blive en sand dataanalyseekspert. Hvis du udnytter disse værktøjer og øver dig med forskellige eksempler, vil du automatisere dine opgaver, reducere fejl og øge din produktivitet, så du kan fokusere på det, der virkelig betyder noget: at træffe bedre beslutninger og gøre dit daglige arbejde lettere. Vov at eksperimentere med dem, og du vil bemærke forandringen på ingen tid! Del guiden, så flere ved, hvordan man gør det..